Chaque lit vide vous coûte. Chaque famille sans réponse part ailleurs.
Un agent IA qui répond aux familles en quelques secondes, à toute heure, qualifie les demandes d'admission, veille sur vos avis et allège la charge de votre équipe. Vous récupérez du temps et vous remplissez votre établissement.
Vous pilotez un établissement plein de vie, mais votre journée est mangée par ce qui pourrait être automatisé
Le taux d'occupation moyen en EHPAD est passé de 93 % à 88 % entre 2019 et 2023. Cinq points de perdus, ce sont des chambres vides qui pèsent directement sur votre équilibre budgétaire. Et le premier point de fuite, c'est le téléphone qui sonne dans le vide. Une famille appelle un samedi pour son parent, tombe sur un répondeur, rappelle un autre établissement lundi. La place était pour vous, elle vous a échappé faute d'une réponse à temps.\n\nVotre secrétaire répond dix fois par jour aux mêmes questions : les tarifs, l'APA, la liste d'attente, les visites, le GIR. Votre équipe soignante croule déjà sous la charge, dans un secteur où le recrutement est un combat quotidien. Pendant ce temps, un avis Google à une étoile reste sans réponse pendant trois semaines, vu par chaque famille qui vous cherche. Vous le savez : vous ne pilotez plus, vous éteignez des incendies. Le temps que vous passez à colmater est du temps que vous ne passez pas auprès des résidents, des équipes et des familles.
4 agents spécialisés ehpad & maison de retraite
Chacun ne fait qu'une chose, et la fait bien. Ensemble, ils couvrent le système. Testez-les gratuitement : 10 messages partagés, sans carte.
Vous ne ratez plus une seule demande d'admission
L'agent IA répond aux familles 24 heures sur 24, y compris le soir et le week-end, au moment précis où elles cherchent une place en urgence. Il présente votre établissement, explique le GIR, l'APA et vos tarifs, vérifie les disponibilités et qualifie chaque demande avant de la transmettre à votre équipe avec les informations utiles. Résultat : plus aucune place ne part chez le voisin parce que personne n'a décroché. Vous remplissez vos lits vacants et vous protégez votre taux d'occupation, ligne par ligne.
Les familles sont rassurées, votre équipe est déchargée
Choisir un EHPAD pour un parent est une décision chargée d'émotion et de culpabilité. L'agent répond avec patience et clarté à toutes les questions, autant de fois qu'il le faut, sans jamais s'agacer ni faire attendre. Il gère les demandes répétitives (horaires de visite, dossier d'admission, restauration, animations) et ne transmet à votre secrétariat que ce qui compte vraiment. Vous rendez des heures à votre personnel administratif et soignant, dans un secteur où chaque bras compte, et vous offrez aux familles la disponibilité qu'elles attendent d'un lieu de confiance.
Votre réputation devient un actif, pas une source d'angoisse
Aujourd'hui, une famille sur deux consulte vos avis en ligne avant même de vous appeler. L'agent surveille vos avis Google et vos pages d'annuaire, vous alerte dès qu'un commentaire négatif apparaît et prépare une réponse posée et professionnelle que vous validez en un clic. Il sollicite aussi les retours des familles satisfaites au bon moment, pour faire remonter les avis positifs qui existent déjà mais que personne ne pense à écrire. Votre note grimpe, votre établissement inspire confiance, et cette confiance nourrit à la fois vos admissions et votre marque employeur.
Ce que les ehpad & maison de retraites nous demandent
L'agent IA remplace-t-il mon personnel d'accueil ou mes soignants ?
Non. L'agent prend en charge les tâches répétitives et chronophages : répondre aux questions courantes des familles, qualifier les demandes d'admission, surveiller les avis. Il libère votre équipe pour ce qui exige une présence humaine, l'accompagnement des résidents et le lien avec les familles. C'est un renfort, pas un remplacement. Dans un secteur en tension de recrutement, il permet à vos effectifs actuels de tenir sans s'épuiser.
Comment l'agent aide-t-il concrètement à améliorer mon taux d'occupation ?
La majorité des places perdues le sont parce qu'une demande d'admission est restée sans réponse assez vite, souvent en dehors des heures d'ouverture. L'agent répond aux familles en quelques secondes, à toute heure, qualifie leur besoin (GIR, urgence, financement) et transmet un dossier prêt à traiter à votre équipe. Vous captez les demandes que vous laissiez filer et vous raccourcissez le délai entre le premier contact et l'entrée en établissement.
Est-ce conforme au RGPD et à la protection des données de santé ?
Oui. Les données des familles et des résidents sont traitées dans le respect du RGPD, hébergées sur des serveurs conformes aux exigences françaises et européennes, et ne servent qu'à votre établissement. L'agent est configuré pour ne collecter que les informations nécessaires à la qualification d'une demande, et vous gardez la maîtrise complète de ce qui est conservé. Nous vous accompagnons sur le volet contractuel et documentaire.
Combien de temps faut-il pour mettre l'agent en place dans mon établissement ?
Le déploiement prend généralement une à deux semaines. Nous partons de vos informations réelles (tarifs, prestations, dossier d'admission, ton de votre établissement) pour entraîner l'agent à votre image. Vous validez ses réponses avant la mise en ligne, et il s'intègre à votre site, votre téléphonie ou votre messagerie sans changer votre organisation. Vous n'avez aucune compétence technique à mobiliser.
L'agent peut-il gérer aussi le recrutement de soignants ?
Oui. Le même agent peut répondre aux candidats, présenter vos postes, vos conditions et votre projet d'établissement, puis pré-qualifier les candidatures pertinentes pour votre direction ou vos RH. Dans un contexte de pénurie de personnel soignant, réagir vite à un candidat fait souvent la différence. L'agent vous permet de ne plus laisser une candidature dormir dans une boîte mail pendant que le candidat signe ailleurs.
Voyons ensemble combien de places et d'heures vous récupérez chaque mois
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