Chaque lit vide vous coûte. Chaque famille sans réponse part ailleurs.
Un agent IA avec qui vous préparez, en quelques minutes, vos réponses aux familles, vos courriers d'admission, vos réponses aux avis et vos annonces de recrutement. Vous relisez, vous envoyez. Essai gratuit, sans carte bancaire.
Vous pilotez un établissement plein de vie, et votre journée part en courriers et en réponses
D'après la DREES, le taux d'occupation moyen en EHPAD est passé de 93 % à 88 % entre 2019 et 2023. Cinq points de perdus, ce sont des chambres vides qui pèsent directement sur votre équilibre budgétaire. Et le premier point de fuite, c'est le téléphone qui sonne dans le vide. Une famille appelle un samedi pour son parent, tombe sur un répondeur, rappelle un autre établissement lundi. La place était pour vous, elle vous a échappé faute d'une réponse à temps.\n\nVotre secrétaire répond dix fois par jour aux mêmes questions : les tarifs, l'APA, la liste d'attente, les visites, le GIR. Votre équipe soignante croule déjà sous la charge, dans un secteur où le recrutement est un combat quotidien. Pendant ce temps, un avis Google à une étoile reste sans réponse pendant trois semaines, vu par chaque famille qui vous cherche. Vous le savez : vous ne pilotez plus, vous éteignez des incendies. Le temps que vous passez à colmater est du temps que vous ne passez pas auprès des résidents, des équipes et des familles.
4 agents spécialisés ehpad & maison de retraite
Chacun ne fait qu'une chose, et la fait bien. Ensemble, ils couvrent le système. Testez-les gratuitement : 30 messages par mois, sans carte.
Chaque agent vous prépare le travail (messages, réponses, plans d'action) : vous relisez, vous envoyez. Rien ne part sans vous.
Vos réponses aux familles, écrites avant midi
Vous collez la demande d'une famille dans la conversation, et l'agent vous rend la réponse à envoyer : présentation de votre établissement, explication du GIR et de l'APA, vos tarifs, les pièces du dossier d'admission, les questions à poser pour savoir où en est la situation. Vous relisez, vous ajustez, vous envoyez depuis votre messagerie. La demande arrivée le vendredi soir ne dort plus jusqu'au mardi, parce que la réponse vous prend désormais quelques minutes au lieu d'une heure.
Les familles sont rassurées, votre équipe est déchargée
Choisir un établissement pour un parent est une décision chargée d'émotion et de culpabilité, et le ton d'une réponse compte autant que son contenu. L'agent vous écrit les textes que votre secrétariat répète sans cesse : horaires de visite, dossier d'admission, restauration, animations, déroulé d'une première visite. Une fois relus et validés, ils deviennent vos réponses types, prêtes à renvoyer. Vous rendez des heures à votre personnel administratif, dans un secteur où chaque bras compte, et les familles reçoivent des réponses claires au lieu d'attendre.
Votre réputation devient un actif, pas une source d'angoisse
Les familles lisent vos avis en ligne avant même de vous appeler. Vous collez un avis Google ou un commentaire d'annuaire dans la conversation, l'agent vous rédige une réponse posée et professionnelle, y compris pour celui qui vous met en cause injustement et qu'il ne faut surtout pas traiter à chaud. Vous la publiez vous-même. Il vous écrit aussi le mot qui invite une famille satisfaite à laisser un avis, celui que personne ne pense jamais à demander. Votre note remonte, et cette confiance nourrit vos admissions comme votre recrutement.
Ce que les ehpad & maison de retraites nous demandent
L'agent IA remplace-t-il mon personnel d'accueil ou mes soignants ?
Non, et il ne le pourrait pas : il ne décroche aucun appel et n'envoie rien seul. Il écrit. Vos réponses aux familles, vos courriers d'admission, vos réponses aux avis, vos annonces de poste : il prépare le texte, votre équipe le relit et l'envoie. Ce qu'il enlève, c'est le temps passé à trouver les mots et à repartir de zéro à chaque demande. C'est un renfort d'écriture, pas un remplacement.
Comment l'agent aide-t-il concrètement à améliorer mon taux d'occupation ?
Une place se perd souvent parce qu'une famille n'a pas eu de réponse assez vite. L'agent ne répond pas à votre place, mais il vous fait répondre en quelques minutes au lieu de plusieurs jours : vous lui donnez la demande, il vous rend le texte complet avec les bonnes questions sur le GIR, l'urgence et le financement. Vous envoyez. Le délai entre le premier contact et l'entrée en établissement se raccourcit d'autant.
Est-ce conforme au RGPD et à la protection des données de santé ?
Les échanges sont traités dans le respect du RGPD et ne servent qu'à votre établissement. Le point important : c'est vous qui décidez ce que vous écrivez dans la conversation. Ne collez pas de données médicales nominatives, l'agent n'en a pas besoin pour rédiger une réponse à une famille ou un courrier d'admission. Il n'est branché ni sur votre logiciel de gestion ni sur vos dossiers de résidents : il ne voit que ce que vous lui donnez.
Combien de temps faut-il pour mettre l'agent en place dans mon établissement ?
Il n'y a pas de déploiement. Vous créez un compte et vous parlez à l'agent dans la minute, depuis votre navigateur. Rien à installer sur votre système, rien à brancher sur votre téléphonie ou votre site, aucun service informatique à mobiliser. Vous lui donnez vos informations en discutant, tarifs, prestations, pièces du dossier, ton de votre établissement, et vous corrigez ses réponses jusqu'à ce qu'elles vous ressemblent. L'essai gratuit donne 30 messages par mois, sans carte bancaire.
L'agent peut-il gérer aussi le recrutement de soignants ?
Il peut vous y aider, en écrivant. Vous lui demandez une annonce de poste qui présente vos conditions et votre projet d'établissement, la réponse à envoyer à un candidat, ou les questions à poser en préentretien. Vous collez une candidature, il vous rend une réponse et un avis de lecture. C'est vous qui envoyez et qui décidez. Dans un contexte de pénurie de soignants, réagir vite à un candidat fait souvent la différence, et le temps perdu est souvent du temps passé à rédiger.
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